Né každá společnost si může dovolit oddělení profesionálních personalistů, kteří by zastali všechny HR (Human Resources) oblasti, které řízení lidských zdrojů zahrnuje. Někde se nedá bavit ani o jedinci, natož o celém oddělení. V takové chvíli se nabízí využít externích služeb, které zastřeší externí personalisté nebo konzultační agentury. V jakých HR oblastech můžeme externisty využít a kdy se vyplatí? A na co si dát při nastavení spolupráce pozor?
Většina menších firem se díky rozvoji dostane v určité fázi do bodu, kdy zjistí, že je na čase v organizaci nastavit základní HR procesy a celkově se zaměstnancům více věnovat od nejzákladnějších povinností až po rozvoj a motivaci zaměstnanců. Zpočátku tuto roli částečně zastane majitel či jednatel společnosti, případně samotní manažeři. Ovšem to vyžaduje spoustu času, znalostí a praxe. Nemluvě o sledování trendů a novinek. Jak ovšem tuto situaci řešit, když se stále ještě nevyplatí najmout si stálého personalistu? Zpravidla z finančních důvodů nebo proto, že by tato práce byla zatím spíše nárazová. V tento moment se přirozeně nabízí využít služeb externího personalisty.
Co je potřeba si uvědomit, než navážete externí spolupráci?
V první řadě je potřeba si reálně odpověď na několik základních otázek ohledně vašeho očekávání. Například: Jaké činnosti by měl externista zajistit? Potřebujete komplexní zastřešení nebo jen dílčí činnosti? Outsourcing umožňuje najmout zkušeného personalistu, který zajistí širokou škálu HR procesů, ale je možné, že vám prozatím postačí specialista například na nábor nových zaměstnanců. Možná potřebujete jen dočasně nahradit “volnou židli” než najmete stálého zaměstnance. Zároveň předem zvažte, kam až externistu chcete nebo můžete pustit, co se týká interních dat. Protože má-li někdo zastoupit i roli personálního ředitele, bude potřebovat skutečně velké množství vstupních a citlivých informací. V neposlední řadě budete jistě řešit v jakém finančním rozmezí se můžete pohybovat. Zvládnete nákladově specialistu na pár měsíců outsourcovat z nějaké agentury nebo se raději domluvíte s jednotlivcem, kterého budete honorovat pouze za dílčí činnosti? Variant je celá řada, proto je důležité si na začátku definovat veškerá očekávání, možnosti a cíle celé spolupráce. Zkušený personalista nebo konzultační společnost by však měla sama podobné otázky klást v úvodním jednání.
HR oblasti pro využití externích služeb
Nepochybně nejčastěji využívaný externí HR specialista je mzdová účetní. Její role je nezastupitelná a její výpadek si nikdo nemůže dovolit. Výhodou outsourcované mzdové účetní je, že nemůže dojít k žádným omezením například díky nemoci. Tato zodpovědnost padá na dodavatele a ten zajistí, aby vše běželo jak má. Proto případné chyby či penále jsou nahrazovány jím, a to v prokázané výši - na rozdíl od omezení zákoníku práce v případě zaměstnance. Součástí mzdové agendy někdy bývá i personální agenda ve smyslu zajištění kompletní administrativy v souvislosti s nástupy a odchody zaměstnanců. Budete mít tak vyřešené i pracovní smlouvy a veškerou související agendu (komunikace se zdravotními pojišťovnami, ČSSZ a finančním úřadem).
Pokud máte menší společnost, kde nábory nových zaměstnanců řešíte spíše nárazově, je to další vhodná příležitost pro využití externisty. Pracovní agentury zpravidla stojí 2,5 až trojnásobek nástupní hrubé mzdy požadovaného zaměstnance. A v případě, že nově dohledaný pracovník z jakéhokoli důvodu ukončí pracovní poměr ve zkušební době, většinou agentury garantují dodání dalšího kandidáta zdarma. Některé agentury chtějí uhradit 50% odměny za službu při nástupu nováčka a zbylých 50% se vyplácí na konci zkušební doby. V ceně bývá inzerce na nejvyhledávanějších placených inzertních portálech. Ovšem pokud je tato částka pro vás příliš vysoká, můžete zkusit personalistu, který pracuje sám na sebe, nemá tudíž tak vysoké náklady na provoz a je tak téměř o polovinu levnější.
Obecně bych se vyvarovala dohodám o exkluzivitě, tedy příslibu, že na dodání kandidáta má výhradní právo pouze tato jedna agentura. Konkurence je veliká a není důvod se omezovat pouze na jeden zdroj. Navíc velmi dobře funguje i interní referenční program. V praxi to znamená, že vyzvete vlastní zaměstnance, aby zkusili doporučit vhodného uchazeče s dobrými referencemi. V případě, že jimi doporučený kandidát nastoupí do firmy a úspěšně zvládne tříměsíční zkušební dobu, můžete zaměstnance odměnit finančně či poukazem na večeři v luxusní restauraci nebo zajistit víkendový pobyt apod. Tato cesta má hned dvě výhody. Zaprvé výrazně ušetříte poměrně vysoké náklady za agenturu a za druhé zaměstnanci se přirozeně v práci obklopí lidmi které znají a které si de facto sami vyberou.
Další vyhledávanou externí službou je koučink. U externího kouče je navíc výhoda, že k němu bývají zaměstnanci důvěřivější a otevřenější oproti internímu koučovi. Nehrozí, že by se s někým ze zaměstnanců přátelil a mizí tak obava, že informace které získá, “pustí” do firmy ( i když profesionál by to samozřejmě nikdy neudělal). Kouč může pomoci zejména manažerům v jejich začátcích nebo při skupinových sezeních s řízením projektu apod.. Dnes už koučink bývá běžnou součástí podpory a rozvoje zaměstnanců. Cena je zde velmi rozličná v závislosti na kvalifikaci a senioritě kouče. Rozhodně doporučuji ověřit si jeho reference a vzdělání v dané oblasti. Někteří koučové nabízí i ukázky jejich práce zdarma.
Pokud chcete zaměstnance podpořit v oblasti vzdělávání a motivace, opět můžete sáhnout po agentuře nebo jednotlivci zvenčí. Nicméně oblast rozvoje by měla být součástí dlouhodobého a koncepčního plánování, které vyžaduje projektový přístup. Rozvojové a motivační programy by měly být ve firmě tvořeny a přehodnocovány pravidelně, souvisí totiž s celkovou strategií společnosti.
Některé vzdělávací agentury nabízí i možnost zajištění rozmanitých eventů šitých na míru. Teambuildingy ovšem nebývají všemi zaměstnanci pozitivně vnímány, proto bych jejich způsob a intenzitu velmi zvažovala. Při volbě způsobu podobné akce bych doporučila zapojit samotné zaměstnance. Většina podobných akcí bohužel znamená trávit čas s lidmi z práce defacto nedobrovolně v době svého volna. Navíc večerní eventy s množstvím alkoholu mnohdy následně způsobí více škody než užitku. Poslední dobou jsou více populární spíše firemní snídaně, které nezaberou mnoho času ani nákladů a zároveň nezasahují lidem do osobního volna.
V případě, že identifikujete potřebu větších firemních změn a rádi byste je pojaly koncepčně, z dlouhodobého hlediska se vám vyplatí najmout si zkušeného personálního ředitele. Zajistí vám kompletní personální audit a na jeho základě vytvoří a implementuje HR strategii. Dále nastaví firemní hodnoty a zapracuje na firemní kultuře. Tento proces sebou většinou nese i zmapování nadbytečnosti a restrukturalizace.
Společnost získává díky outsourcingu vysoce profesionální vedení lidských zdrojů. Za cenu jednoho specialisty získá širokou paletu zkušeností a znalostí. Jen málokterý interní manažer by dokázal implementovat tak velké změny. Externí HR manažer je nezávislý a většinou má za sebou dlouholeté zkušenosti z různých společností. Dlouhodobě by si jej firma nejspíš nedovolila zaplatit, ale v rámci tohoto cíleného projektu je to efektivní investice.
Součástí motivace zaměstnanců a omezení jejich fluktuace bývá i zavedení onboardingového procesu. Jde o vytvoření standardizovaného procesu při najímání nových lidí, kde se ošetří veškerá komunikace s uchazečem, potřebná administrativa a úvodní zaškolení a seznámení s pracovním prostředím. Výzkumy ukazují, že zvládnutí počáteční komunikace a podchycení procesu nástupu nového zaměstnance, výrazně sníží fluktuaci v prvních třech měsících zkušební doby. Zkušený externista může veškeré tyto procesy vymyslet a nastavit.
Oblast odměňování a benefitů hraje podstatnou roli v motivaci zaměstnanců a ovlivňuje konkurenceschopnost firmy na trhu. Je pochopitelné, že v této oblasti malá společnost nemůže konkurovat korporátním firmám. O to více je potřeba se zamyslet, které benefity budou nejvhodnější právě pro vás a vaše zaměstnance. Nabídka je rozmanitá a zabere spoustu času se v ní zorientovat a následně zjišťovat, které benefity by nejvíce ocenili právě vaši podřízení. Tudíž v této oblasti se opět nabízí využít externistu, který vám ušetří spoustu času a přešlapů.
Poslední dobou stále větší popularitu zaznamenává program wellbeing, který se zaměřuje na rovnováhu mezi osobním a pracovním životem. Firmy, které chtějí jít tímto směrem, věří, že smyslem podnikání je nejen ziskovost, ale i vytváření podmínek, ve kterých zaměstnanci mohou maximálně využívat svůj potenciál a žít svůj život naplno. Zaměstnanci jsou největší konkurenční výhodou každé organizace. Dobře nastavený wellbeing dokáže předejít nespokojeným zaměstnancům, špatným vztahům na pracovišti anebo dlouhodobým absencím z důvodu zdravotních potíží. Wellbeing vede k vyšší angažovanosti, angažovanost k vyšší produktivitě. Jde o filosofii, která jde ruku v ruce s firemními hodnotami a kulturou a měla by být dlouhodobá. Na trhu se již nachází mnoho zkušených externích manažerů nebo agentur, které dokáží zmapovat dané firemní prostředí, navrhnout vhodnou strategii a wellbeing kulturu implementovat.
Výhody a nevýhody
Velkou výhodou externí spolupráce může být samozřejmě úspora nákladů, kdy neplatíte permanentně stálého zaměstnance, protože jej zatím zcela nevyužijete. Outsourcing se vyznačuje vysokou mírou flexibility. Nabízí škálu služeb šitých na míru dle potřeb vaší firmy. Tudíž ji můžete využít pro krátkodobou i dlouhodobou spolupráci a stejně tak si volíte spektrum potřebných služeb od implementace dílčích až po nastavení komplexních HR procesů.
Další přidanou hodnotu vidím v nezávislosti a objektivitě externího personalisty. Takový specialista navíc netrpí provozní slepotou a syndromem vyhoření. Naopak může přinést spoustu zajímavých nápadů a trendů a dokáže tak zaměstnance rozvíjet a posouvat.
Ovšem jsou zde i určité nevýhody. Externí konzultant nemusí být dobře přijat stálými zaměstnanci. Proto je velmi důležité, jak bude předem tato spolupráce komunikována dovnitř organizace. Zaměstnance bude potřeba ujistit o jeho poslání a přínosu do firmy, aby správně pochopili, že se jedná o partnera, který je tu pro ně. Do jisté míry může externistu omezovat nedostatek znalostí firemních zvyklostí a kultury.
Vybírejte tedy konzultační společnost či spolupracovníka pečlivě a investujte dostatek času na vzájemné poznávání, stejně jako byste vybírali stálého zaměstnance či obchodního partnera. Doporučuji ověřovat si reference osobně a nebát se ptát co nejvíce do detailů. Mělo by dojít k osobnímu setkání, kde si ověříte, že zafungovala i chemie. Dobře se na setkání připravte a definujte si veškeré vaše požadavky a představy. Čím více si vyjasníte v úvodu, tím spíše si ušetříte budoucích nedorozumění. A pokud k nějakým přeci jen dojde, řešte je hned a narovinu. Obecně je vhodné zavést pravidelná setkání s předáváním zpětné vazby. Sama pracuji jako externí personalistka a koučka pro menší společnosti a z vlastní zkušenosti vnímám, že otevřená komunikace je pro úspěšnou spolupráci klíčová.
Článek publikovaný v časopise Statutární zástupce firmy 8/2020
